Yurt Dışı İhalelerde Vekaletname ve İmza Sirküleri Tercümesi

Yurt Dışı İhalelerde Vekâletname ve İmza Sirküleri Tercümesi Neden Önemlidir?

Uluslararası ihalelere katılan şirketlerin yalnızca teknik ve mali yeterliliklerini değil, şirket adına işlem yapan kişilerin temsil yetkisini de resmi belgelerle kanıtlamaları gerekir. Bu kapsamda en sık talep edilen belgelerin başında vekaletname, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi, faaliyet belgesi ve yetki belgeleri gelir.

Bu belgelerin yurt dışında kullanılabilmesi için çoğu zaman İngilizceye veya ihalenin gerçekleştirildiği ülkenin resmi diline doğru, eksiksiz ve terminolojiye uygun biçimde tercüme edilmesi gerekir.

Uluslararası İhalelerde Vekâletname Nedir?

Vekâletname, bir şirketin veya gerçek kişinin belirli bir işlem ya da işlemler grubu için başka bir kişiyi yetkilendirdiğini gösteren resmi belgedir.

Yurt dışı ihaleleri için düzenlenen vekâletnamelerde vekile genellikle şu yetkiler verilir:

• Şirket adına ihaleye katılmak
• Teklif ve fiyat teklifi sunmak
• İhale dokümanlarını imzalamak
• Teknik ve mali belgeleri teslim etmek
• İhale makamları nezdinde şirketi temsil etmek
• Gerekli başvuru ve beyanları yapmak
• Noterlik arşivinden belge örneği almak

Vekâletnamenin kapsamı, ihalenin şartnamesine ve vekilin gerçekleştireceği işlemlere göre açık ve tereddüde yer vermeyecek şekilde düzenlenmelidir.

Örneğin, Guyana’da gerçekleştirilecek bir enerji santrali ihalesine katılacak Türk şirketinin vekâletnamesinde ihale makamının unvanı, ihale konusu, vekilin kimlik bilgileri, vekâlet süresi ve temsil yetkisinin kapsamı açıkça belirtilmelidir.

İmza Sirküleri Neden Vekâletnameye Eklenir?

Şirket adına vekâletname imzalayan kişinin gerçekten şirketi temsil etmeye yetkili olduğunun kanıtlanması gerekir. Bu yetki çoğunlukla noter onaylı imza sirküleriyle belgelenir.

İmza sirkülerinde genel olarak şu bilgiler bulunur:

• Şirketin ticaret unvanı
• Şirketin adresi
• Ticaret sicili numarası
• Vergi numarası
• Şirketi temsile yetkili kişinin adı ve kimlik bilgileri
• Yetkinin münferit veya müşterek olarak kullanılacağı
• Temsil yetkisinin süresi
• Yetkilinin imza örnekleri
• Noter onayı ve dayanak belgeleri

İmza sirkülerinin tercümesi sırasında yalnızca metnin çevrilmesi yeterli değildir. Temsil yetkisinin hukuki niteliği de doğru aktarılmalıdır.

Örneğin:

• Münferiden temsile yetkilidir: “He is authorized to represent the company individually.”
• Müştereken temsile yetkilidir: “He is authorized to represent the company jointly.”
• Yönetim Kurulu Başkanı: “Chairman of the Board of Directors”
• Yetkili kişi: “Authorized Person”
• İmza sirküleri: “Signature Circular”

Bu terimlerin yanlış veya tutarsız kullanılması, ihaleyi düzenleyen kurumun şirketin temsil yetkisi konusunda tereddüt yaşamasına neden olabilir.

Yeminli Tercümede Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Uluslararası ihale belgelerinin tercümesinde, metnin genel anlamının aktarılması yeterli değildir. Belgede bulunan tarihlerin, kimlik numaralarının, ticaret sicili bilgilerinin ve yetki sürelerinin eksiksiz biçimde çevrilmesi gerekir.

Profesyonel tercümede özellikle şu hususlar kontrol edilmelidir:

Şirket Unvanı

Şirketin ticaret unvanı, ticaret sicilinde kayıtlı şekliyle korunmalıdır. Şirket adının serbest biçimde İngilizceye çevrilmesi, şirketin farklı bir tüzel kişilik gibi algılanmasına yol açabilir.

Adres Bilgileri

Adresler genellikle tercüme edilmez; Latin harfleriyle ve belgedeki sıralama korunarak yazılır. “Mahallesi”, “Caddesi” ve “Sokak” gibi ifadelerin kullanımı, belgenin sunulacağı kurumun taleplerine göre değerlendirilebilir.

Tarihler

Tarihler, farklı ülkelerde farklı biçimlerde yazılabildiği için belgedeki orijinal tarih formatı mümkün olduğunca korunmalıdır. Özellikle gün ve ayın karıştırılmasını önlemek amacıyla tarihlerin yazıyla da belirtilmesi faydalıdır.

Örneğin:

16/07/2026 – The sixteenth day of July, two thousand twenty-six

Kimlik ve Belge Numaraları

T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, kimlik kartı seri numarası, vergi numarası ve ticaret sicili numarası gibi bilgiler belgedeki şekliyle aktarılmalıdır.

Bir rakamın veya harfin yanlış yazılması, tercümenin resmi işlemde kullanılamamasına neden olabilir.

Yetki Süresi

Vekâletnamenin süreli olması hâlinde başlangıç ve sona erme tarihleri açıkça belirtilmelidir.

“Mesai bitimine kadar geçerlidir” ifadesi İngilizceye şu şekilde çevrilebilir:

“This Power of Attorney shall remain valid until the end of business hours on 31 December 2026.”

Noter Onay Metni

Noter onay metinleri, belgenin resmi geçerliliğini açıklayan bölümlerdir. Bu nedenle noterlik terminolojisine uygun şekilde çevrilmelidir.

Sık kullanılan bazı ifadeler şunlardır:

• İşbu imzanın ilgili kişiye ait olduğunu onaylarım:
• “I hereby certify that the signature herein belongs to the person concerned.”
• İmza huzurumda atılmıştır:
• “The signature was affixed in my presence.”
• Dayanak:
• “Basis” veya “Supporting Document”
• Yevmiye numarası:
• “Journal Number” veya “Notarial Register Number”

İhale Adının Tercümesi Yapılır mı?

İhalenin resmi adı İngilizce olarak yayımlanmışsa, vekâletname tercümesinde ihale adı aynen korunmalıdır.

Örneğin:

"ENGINEERING, PROCUREMENT AND CONSTRUCTION (EPC) SERVICES FOR POWER PLANT"

İhale adının kısaltılması, sadeleştirilmesi veya yeniden çevrilmesi, belgenin ilgili ihale ile eşleştirilmesini zorlaştırabilir.

Bu nedenle ihale makamının resmi dokümanlarında kullanılan başlığın birebir alınması en güvenli yöntemdir.

Apostil veya Konsolosluk Onayı Gerekir mi?

Vekâletname ve imza sirkülerinin yurt dışında kullanılmasında yalnızca tercüme yeterli olmayabilir.

Belgenin kullanılacağı ülkeye ve kurumun şartlarına bağlı olarak şu işlemler talep edilebilir:

• Noter onaylı tercüme
• Apostil şerhi
• Valilik veya kaymakamlık tasdiki
• Dışişleri Bakanlığı tasdiki
• Konsolosluk veya büyükelçilik onayı
• Ticaret odası tasdiki

Her ülkenin ve her ihale makamının belge kabul prosedürü farklıdır. Bu nedenle tercüme işlemine başlamadan önce ihale şartnamesindeki belge sunum koşulları incelenmelidir.

Terminoloji Tutarlılığı Neden Önemlidir?

Vekâletname, imza sirküleri ve ticaret sicili belgeleri birlikte sunuluyorsa şirket unvanı, yetkili kişinin adı, temsil şekli ve tarihlerin tüm belgelerde aynı şekilde yazılması gerekir.

Bir belgede “Authorized Representative”, diğerinde “Authorized Person”, başka bir belgede ise “Legal Representative” kullanılması her zaman yanlış olmayabilir. Ancak aynı yetki türü için belgeler arasında mümkün olduğunca terminoloji birliği sağlanmalıdır.

Profesyonel bir tercüme bürosu yalnızca belgeleri tek tek çevirmemeli; belge setinin tamamında isim, unvan, tarih, numara ve hukuki terim tutarlılığını da kontrol etmelidir.

İdeal Tercüme ile Uluslararası İhale Belgelerinin Tercümesi

İdeal Tercüme olarak uluslararası ihalelerde kullanılacak vekâletname, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi, faaliyet belgesi ve şirket yetki belgelerinin İngilizce başta olmak üzere birçok dile profesyonel yeminli tercümesini gerçekleştiriyoruz.

Tercüme sürecinde:

• Şirket ve kişi bilgilerini belge aslıyla karşılaştırıyoruz.
• İhale ve hukuk terminolojisine uygun ifadeler kullanıyoruz.
• Belgeler arasındaki unvan, tarih ve yetki tutarlılığını kontrol ediyoruz.
• Noter onayına uygun tercüme düzeni hazırlıyoruz.
• Talep edilmesi hâlinde belgenin orijinal sayfa yapısına uygun, düzenlenebilir Word formatında teslim ediyoruz.
• Apostil ve noterlik süreçleri konusunda yönlendirme sağlıyoruz.

Yurt dışı ihaleler için hazırlanacak belgelerde küçük bir tercüme hatası dahi başvurunun eksik kabul edilmesine veya temsil yetkisinin sorgulanmasına neden olabilir. Bu nedenle resmi belgelerin tercümesi, ihale ve noterlik terminolojisine hâkim profesyonel yeminli tercümanlar tarafından yapılmalıdır.